Blog van een conflictbegeleider

Voorkom dat feedback geven omslaat in ruzie (do's en don'ts)

Voorkom dat feedback geven omslaat in ruzie (do
04-01-2022 12:55

Een collega feedback geven kan zomaar in ruzie uitmonden. Het komt er namelijk nogal op aan hoe je iets zegt. Vaak gaat het al mis bij de intro. Gelijk met je irritatie komen gaat zeker niet werken, maar al te omzichtig formuleren werkt al evenmin! Lees eerst hoe de meesten van ons de bietenbrug op gaan.   

Begin je feedback nooit zo: 

"Ik heb het gevoel dat jij …/ Volgens mij ben jij… / Ik vind dat jij … / Jij dit of dat"  Als je ruzie of gedoe wil, moet je met een interpretatie of hard oordeel komen. Dan schiet de ander geheid in de verdediging. Wil je iets bespreekbaar maken, benoem dan de feiten en laat je oordeel achterwege.

"Neem het niet persoonlijk hoor, maar …" Hoezo, niet persoonlijk? Feedback geven is persoonlijk! Je valt toch over het handelen van diegene die je aanspreekt? Ga dat dan niet ontkennen.

"Ik ben maar gewoon eerlijk hoor, maar …"  Hèh? Ben je normaal niét eerlijk dan?

"Het is misschien een kleine opmerking hoor, maar …"  Ook onhandig, want zo maak je het voorval al op voorhand klein terwijl het je wel irriteert.

"Doe ermee wat je wil, maar …"  Klinkt vrijgevig, maar je legt de loper uit voor je collega om niks met je opmerking te doen …

"Sorry dat ik het zeg hoor, maar …"  Vraagje: hoe serieus neem jij jezelf als je dit zegt? Waarom zou je je moeten verontschuldigen voor jouw feedback? Met jouw feedback verleen je de ander een gunst!

"Hoe vond je het zelf?"  Duh. En stel nou je collega zegt “prima!”; dan is het gesprek meteen ten einde!

 

Hoe de onaangename boodschap dan wel over te brengen? 

Samenvatting. De belangrijkste succesfactoren voor een goed verloop van een lastig gesprek zijn: de intro (plaatsing in positief kader), de gespreksopbouw (licht-donker-licht) en de zorg voor tweerichtingsverkeer (gelijkwaardigheid).

 

Ga als volgt te werk: reageer niet gelijk; bereid je goed voor, ook je vragen aan de ander; geef van te voren aan waar je het over wil hebben (feiten/gedrag) en waarom; plaats je feedback in een positief kader; formuleer je beleving, bezwaren, punten, belangen en grenzen vriendelijk doch onomwonden; benoem je eigen aandeel; geef duidelijk aan wat je wil; maak samen nieuwe afspraken (wordt concreet) en kom er op terug. 

 

Hieronder de toelichting. 

 

geel balletje Wacht tot na het vervelende moment (maar wacht niet te lang!)

Geef je feedback bij voorkeur niet 'in the heat of the moment’, want dan zeg je al gauw verkeerde dingen. Kalmeer jezelf eerst, bespreek het eventueel met een buitenstaander (niet met een andere collega!), slaap er een nachtje over en kom er op een geschikt moment met de juiste woorden op terug. Doe het, want er is weinig wat jou meer persoonlijke groei oplevert dan het oplossen van een conflict! 

 

geel balletje Geef van te voren aan waar je het over wil hebben en beperk je tot één onderwerp

Geef serieuze feedback niet in de wandelgangen of tijdens een overleg met anderen erbij, maar maak een afspraak met dat doel, zodat die ander er niet door overvallen wordt. Want dat zou jij ook niet prettig vinden, toch? Geef in je uitnodiging duidelijk aan over welk specifiek feit of gedrag je wil praten en waarom (intentie en/of doel). Krijg je daar een akkoord op en haalt de ander er tijdens het gesprek toch allerlei andere dingen bij, dan kun je dit gemakkelijk stoppen: "We hadden afgesproken het hier-en-hier over te hebben; als je het ook daar-en-daar over wil hebben kunnen we daar wat mij betreft een andere afspraak voor maken." Want een gesprek dat alle kanten op gaat leidt meestal nergens toe. 

 

geel balletje Plaats je feedback in een positief kader

‘Key’ is je feedback in een positief kader te plaatsen. Dat maakt het voor de ander gemakkelijker jouw feedback te ontvangen. Begin je gelijk te vertellen waar je last van hebt, dan lok je daarmee uit dat de ander in de verdediging schiet of gaat lopen ontkennen en is de kans groot dat je niks gaat bereiken. Feedback die in een positief kader is geplaatst is veel minder bedreigend voor het ego van de ander. De kans op een goed verloop van het gesprek is dan vele malen groter. 

 

Hier een aantal manieren om je feedback in een positief kader te plaatsen: 
1) toon begrip voor de handelwijze van de ander
Hiermee laat je de ander weten dat je je in hem of haar verplaatst hebt. Benoem niet alleen dat je het begrijpt, maar vertel de ander wat jij ervan meent te begrijpen. En vraag of dit een beetje klopt. Dat komt veel meer binnen dan alleen zeggen: ik begrijp je.

2) benoem welke behoefte van jou door het gedrag of feit in de knel kwam/komt.
Dit is wat men noemt: je kwetsbaar opstellen. Je kunt dit minder kwetsbaar maken voor jezelf door je behoefte positief te formuleren! In dat geval zeg je niet: ik voel me niet gehoord / gezien door jou, maar: voor mij is belangrijk dat mijn visie ook gehoord wordt. Of: ik wil graag gezien worden in wat ik bijdraag!

3) benadruk je positieve intentie en/of doel met het gesprek
Hiermee speel je in op het wij-gevoel en op een gedeelde toekomst. Denk er vantevoren goed over na waarom je dat gesprek uberhaupt wil, en geef dat vervolgens aan. Misschien wil je feedback geven in het kader van een goede afstemming, of voor meer begrip voor elkaar, voor herstel van het vertrouwen, uit respect voor elkaars tijd, om meer te bereiken samen, vanwege de betekenis die jullie vriendschap voor je heeft, et cetera.

4) benoem waar het je ten diepste om gaat 
Geef aan om welke waarde of essentiele kwaliteit het jou gaat. Laat dit belangrijker zijn dan je behoefte de ander te corrigeren! En dan ook hier weer de tip positief te formuleren. Dus niet: ‘ik mis de openheid in onze relatie’, of ‘ik kan niet tegen oneerlijkheid’, of ‘ik mis hier alle loyaliteit’ maar: ‘wat voor mij belangrijk is in een relatie of samenwerking is openheid cq eerlijkheid cq loyaliteit.’

geel balletje  Formuleer je probleem en wens duidelijk, en maak geen drama 

Na de positieve inbedding, die de ander reeds op niet-aanvallende wijze erop voorbereidde te horen waarom het gebeurde feit of gedrag lastig of onacceptabel voor jou is, is het nu tijd je  jouw punten op te voeren. Geef aan hoe je het feit of gedrag beleefd hebt; hoe dit conflicteert met jouw normen, regels en/of belangen. En benoem zonodig ook je grenzen en de risico's waarvoor het gebeurde jou plaatst(e).

 

NB Probeer vriendelijk te blijven hierbij! Je kunt aardig en duidelijk tegelijk zijn. Laat je gevoel voor drama thuis. Het is geen enkel probleem je beleving te benoemen (dat maakte mij boos, of onzeker, of machteloos), maar ga niet lopen schreeuwen of huilen als het even kan. De ander is niet verantwoordelijk voor jouw emoties en kan ze ook niet weghalen; dat is volledig aan jou en vergt doorgaans bewustwording van de angel, onttriggering en emotionele zelfzorg, wat je kunt leren.

 

Nadat jullie wederzijds alle aspecten van het probleem doorgesproken hebben is het belangrijk de focus naar de toekomst te verleggen. Deel vooral je heldere inzichten (waaronder je eigen aandeel) en wees duidelijk over wat je wil, hoe je het wil en wat je wisselgeld is. Gaat het om een vet probleem, zoals bij psychosociale arbeidsbelasting (na agressie, geweld en/of seksuele intimidatie), dan zou ik zeker voor conflict- & lifecoaching gaan om de voor jou belangrijke details boven tafel te halen. Brainstorm samen over 'hoe verder' en maak concrete afspraken. Plan in hetzelfde gesprek nog een afspraak in om verder te praten of de afspraken te evalueren!

 

geel balletje Bereid je voor op tweerichtingsverkeer!

Een goed gesprek gaat niet alleen over wat jij wil, denkt en voelt, maar ook over de ander. Dus denk van tevoren niet alleen na over jouw punten, maar bereid ook wat oprechte en open vragen aan de ander voor. Daarmee kweek je een hoop goodwill. Je kunt bijvoorbeeld vragen naar wat voor de ander belangrijk is, naar de omstandigheden, naar informatie die de ander ter beschikking had, naar diens beleving (nb Pas wel op met vragen als: ‘Waarom deed je dat?’ Dat komt al gauw beschuldigend over), naar hoe de ander verder wil/ de oplossing zou willen vormgeven. Op deze manier bouw je op een respectvolle en gelijkwaardige manier samen aan een wederzijds bevredigende oplossing of uitweg. 

  

Met deze line of flight moet het gaan lukken. Durf je niet, dan heeft jouw systeem daar vast een hele goede reden voor en valt er iets waardevols te leren, helen en bevrijden. Weet je welkom.  

 

aleXandra van smoorenburg
© De Vrijplaatscoach 

 

Gerelateerde artikelen

 
Vond je dit artikel de moeite waard? Doe me een plezier: reageer, like of deel het!  

 

reacties  0 reacties reageren

Een vredige kerst: tips om voorbij het verwijt te komen

Een vredige kerst: tips om voorbij het verwijt te komen
12-12-2014 18:12

Decembermaand feestmaand? Niet voor Karien. Ze vindt het maar een rottijd. ‘Ik trek me dan terug’, zegt ze: ‘Als een hond die stil in zijn mandje ligt te wachten tot het over is.’ 

‘Wat doet er zoveel pijn?’ vraag ik.
Ze haalt haar schouders op en fluistert bijna: ‘Alles eigenlijk….

Dat ik nog steeds alleen ben. Dat ik nog steeds geen promotie heb gemaakt op mijn werk. Dat ik niet kan terugvallen op mijn familie. Dat vrienden me zielig vinden en me daarom uitnodigen …

Ik haat het gewoon, die vreselijke liedjes en zogenaamd gezellige kerstsfeer. Ik ga me er super alleen en mislukt door voelen. Meestal begin ik al twee weken voor de kerst met series kijken, dat helpt,’ zegt ze. 

‘Heus?’, vraag ik.

‘Ach’, schokschoudert ze.

 

Karien is een zachtaardige vrouw van 34 jaar, die echter boordevol verwijt zit. Ze uit zich moeizaam. Uiterlijk toont ze zich meegaand, maar van binnen zijn er veel kritische en boze stemmen. Ze heeft een allesdoordringend gevoel er eigenlijk niet bij te horen en altijd maar naast de pot te piesen. Ik krijg de indruk dat ze bepaalde verwijten koestert, wat ik besluit met haar te delen. In het gesprek dat daarop volgt komt ze erachter dat ze dit doet omdat het haar houvast geeft. De verwijten en de boosheid maken dat ze haar verdriet minder voelt. Het laatste wat ze wil is afglijden in een totale depressie.
‘Okay’, zeg ik, ‘dat snap ik, heel legitiem, maar heb je in de gaten wat deze strategie je kost?’

‘Nou?’ vraagt ze.
‘Laten we het onderzoeken', zeg ik.

 

Lang verhaal kort: Karien deed een Conflicttransformatietraject en ging met de ‘verwijtencyclus’ in haar hoofd aan de slag. Haar grootste blokkade bleek uiteindelijk niet de angst voor depressie, maar de angst om haar zelfrespect te verliezen als ze ontrouw zou zijn aan haar normen. Dit weerhield haar ervan haar verwijten los te willen laten. Ze ontdekte echter dat er, voorbij haar normbesef, een waarde lag die ze nog belangrijker bleek te vinden: haar eigen innerlijke vrede. Door zich aan dit inzicht over te geven ging Karien eindelijk aan de slag met het oplossen van een aantal conflicten in haar leven. Blij verrast was ik dan ook toen ik afgelopen week een vrolijk kaartje van haar ontving, met daarop haar plannen voor de aankomende kerstweek!

 

Tot zover Karien, nu naar jou. Kijk ook jij bepaald niet uit naar de kerstdagen omdat je bepaalde mensen dan niet uit de weg kunt gaan? Ben je bang voor je eigen of andermans scherpe tong, vooral nadat er wat drank is geschonken? Misschien is het dan een goed idee om je een beetje voor te bereiden. Hierbij een paar tips om voorbij het verwijt te komen:

 

Stap 1 : Krijg je verwijt helder
Praat vantevoren met iemand over je verwijt en probeer de kern ervan te pakken te krijgen. Als je het in één kort zinnetje kunt samenvatten, los van emotionele superlatieven en de 'literaire inkleding', kun je door naar de tweede stap.

 

Stap 2: Zelfreflectie
a) Heb je ditzelfde verwijt vaker?
Zo ja, maak een lijstje van vroegere 'slachtoffers' van ditzelfde verwijt.
b) Is dit (verwijt) iets wat je jezelf ook wel eens verwijt? Of iets wat je zelf ook kent, maar jezelf ten strengste verbiedt?   

 

Stap 3: Spoor de achterliggende vraag en behoefte op
a) Achter elk verwijt zit een vraag. Wat heb je nodig van de ander?
b) Formuleer wat je graag zou willen
 

Stap 4: Bedenk wat jouw aandeel is

Vraag je af in hoeverre jij onbereikbaar, vaag, of agressief bent in je communicatie met de ander. En wat jij zou kunnen of willen doen om de ander tegemoet te komen.   

 

Stap 5: Ga het gesprek aan op een moment dat zich daarvoor leent (wacht liever niet tot het kerstdiner) Vertel de ander wat je dwarszit en hoe je het graag anders zou willen. En vraag ook hoe de ander erin staat. Een goed gesprek is altijd tweerichtingsverkeer! 

 

Zalig kerstfeest!

 

© Alexandra van Smoorenburg

 

Gerelateerde blogs

Mijn collega's vergeven? Ammehoela!, oktober 2014 

Over weerstand en acceptatie, september 2014

Hoe word je gelukkig?, september 2013

Wrrraak!, juni 2013

 

 

Geef wat positieve energie terug met een reactie, like of tweet! 

« vorige volgende »